Справка 2-НДФЛ: зачем нужна и как оформить

Что такое справка 2-НДФЛ

Когда перед вами названия вроде 2-НДФЛ, 3-НДФЛ, 4-НДФЛ или 6-НДФЛ, легко запутаться. Как будто везде речь об одном — налогах на доходы граждан, но цифры разные.

До 2020 года справку по форме 2-НДФЛ работодатели выдавали сотрудникам и сдавали в налоговую, указывая зарплату и уплаченные налоги. С 2021 года приказом ФНС России старую форму документа отменили?Приказ ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@. Сейчас действует форма по КНД 1175018?Приложение № 4 к приказу ФНС России от 19.09.2023 №ЕД-7-11/649@.

Обновленную справку о доходах и суммах налога физлица включили в состав справки 6-НДФЛ?Приложение 1 Приказа ФНС России от 02.10.2018 №ММВ-7-11/566@. Хотя многие по привычке используют старое название документа, которое прочно вошло в обиход. Причем форма 2-НДФЛ — годовая отчетность, а 6-НДФЛ сдают несколько раз в течение года.

Справка 6-НДФЛ сдается 4 раза в год:

• за 1-ый квартал года

• 6 месяцев

• 9 месяцев

• год целиком

Так сделали, чтобы упростить отчетность и снизить нагрузку на ФНС: вместо двух отдельных документов (6-НДФЛ и 2-НДФЛ) теперь один.

Скачать образец можно по ссылке.

Зачем нужна справка справка о доходах

Справка о доходах (бывшая 2-НДФЛ) — официальный документ, который подтверждает доходы, удержанный НДФЛ и период работы у конкретного работодателя.

Обычно она требуется, если:

• берете кредит или ипотеку, и нужно подтвердить платежеспособность

• оформляете налоговый вычет

• получаете пособие по безработице в центре занятости населения

• подтверждаете доход, чтобы оформить опекунство

• предоставляете в суд

• рассчитываете размер будущей пенсии

• подтверждаете финансовое положение (например, для оформления визы или аренды квартиры)

Как получить справку о доходах через Госуслуги

Данные о доходах автоматически подгружаются в личный кабинет Госуслуг. Чтобы получить справку, перейдите в раздел «Доходы и налоги», обновите данные (при необходимости) и скачайте документ в электронном виде.

Справка имеет полную юридическую силу, поскольку подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью ФНС России.

С заполненным образцом справки о доходах можете ознакомиться ниже.

Другие способы получить справку о доходах

Через налоговую

Второй популярный способ — через личный кабинет налогоплательщика для физических лиц на сайте ФНС России. Чтобы получить справку, авторизуйтесь на сайте ФНС через Госуслуги — это самый быстрый способ входа.

Далее перейдите в раздел «Доходы» и выберите период, который вам нужен. Можно выбрать за предыдущие 5 лет. 

После этого при нажатии на налогового агента сможете скачать справку в формате единого архива.

Справка с усиленной квалифицированной электронной подписью ФНС России представлена по утвержденной форме?Приложение № 4 к приказу ФНС России от 19.09.2023 №ЕД-7-11/649@.

Самозанятый платит налог на профессиональный доход (НПД), а не НДФЛ, поэтому не может получить справку в формате 2-НДФЛ (6-НДФЛ).

Через работодателя

Можно запросить справку напрямую через работодателя. Обязанность в выдаче документов, подтверждающих доход работников, закреплена в законе?Статья 62 ТК РФ. Чтобы получить справку, обратитесь к руководителю или бухгалтеру с заявлением. Не забудьте указать период, за который нужна информация о доходах. Если компания ликвидирована или обанкротилась, справку о доходах можно заказать в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС.

Через центр занятости

Если получаете стипендию, пенсию или пособие по безработице, можно получить справку о доходах через центр занятости или в вузе. Однако имейте в виду, что 6-НДФЛ (бывшая 2-НДФЛ) — отчетность для налоговых агентов (работодателей). Его сдают те, кто удерживает налог из доходов и перечисляет в бюджет.

Стипендии, пенсии и пособия по безработице не облагаются налогом. Вы можете заказать отдельные справки, подтверждающие такие выплаты, напрямую от тех, кто платит (например, вуз или Соцфонд).

Если доход — стипендия:

1. Обратитесь в бухгалтерию образовательного учреждения (вуза, колледжа, техникума).
2. Напишите заявление с просьбой выдать справку о доходах в виде стипендии за нужный период (например, за прошлый год).
3. Получите справку.

Если доход — пособие по безработице:

1. Обратитесь в Центр занятости населения по месту регистрации.
2. Напишите заявление на выдачу справки о суммах пособия по безработице.
3. Укажите период, за который нужна справка.
4. Заберите справку, когда документ будет готов.

Сколько действует справка о доходах

Сама справка является документом, который сохраняет юридическую силу неограниченное время. Однако многие организации (например, банки, органы соцзащиты, МФЦ) устанавливают собственные требования к сроку документа.

Если оформляете кредит — месяц со дня выдачи справки, для органов соцзащиты — также месяц, при оформлении ипотеки срок может быть меньше — до 2 недель. Поэтому рекомендуем заказывать справку непосредственно перед тем, как она потребуется, чтобы избежать сложностей при оформлении услуг.

За какой период можно получить справку

Вы можете получить справку за период от месяца до 5 лет в зависимости от целей и способа оформления. Если заказываете справку через Госуслуги — доступна справка за последние 3 года, если через личный кабинет на сайте ФНС — за последние 5 лет. Если заказываете за текущий год, обратитесь напрямую к работодателю.

Работодатели (налоговые агенты) подают годовой отчет вместе со справками о доходах и суммах налога на каждого сотрудника не позднее 25 февраля следующего года:

• за 2025 год — до 25 февраля 2026 года

• за 2026 год — до 25 февраля 2027 года

Если вам нужна справка раньше, например по доходам за текущий год, обратитесь к работодателю с заявлением. Бухгалтерия оформит документы за 2–3 дня.

Как расшифровывается код дохода в справке о доходах

Код дохода — цифровое обозначение вида выплаты, которую человек получает от работодателя. Например, зарплата, премия, отпускные, больничный. Бухгалтерия использует коды для налоговой отчетности. Действующие коды доходов утверждены Приказом ФНС России?Приказ ФНС России от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@.

Примеры кодов дохода:

• 2010 — для отражения выплат по договорам гражданско-правового характера (ГПХ)

• 2012 — для отражения отпускных выплат

• 1402 — доходы, полученные от сдачи в аренду недвижимого имущества (кроме жилого имущества)

• 1530 — доходы по операциям с ценными бумагами

• 2208 — авторские вознаграждения за научные труды и разработки

Часто задаваемые вопросы

Справка 2‑НДФЛ существует или ее отменили?

С 2021 года отдельной формы 2‑НДФЛ больше нет. Она вошла в состав единой отчетности по форме 6‑НДФЛ. Однако банки, бухгалтеры, работодатели и даже госорганы часто по привычке называют «2‑НДФЛ» именно справку о доходах. Если будете использовать эту формулировку, вас поймут.

Есть ли установленный срок, в который работодатель обязан выдать справку о доходах по заявлению работника?

Работодатель должен выдать справку в течение трех дней после получения письменного заявления от сотрудника. Заявление можно написать в свободной форме или по шаблону бухгалтерии. Документ можно получить в любое время, в том числе за текущий год и даже после того, как уволитесь.

При отказе в выдаче справки можно пожаловаться в Трудовую инспекцию (через сайт Онлайнинспекция.рф) или в Прокуратуру. Работодателю грозит штраф.

За какой период нужна справка для оформления кредита?

Обычно банк запрашивает справку за последние 6–12 месяцев. Точный период зависит от банка и программы кредитования: для потребительского кредита достаточно 6 месяцев, для ипотеки часто просят данные за более долгий срок, чтобы убедиться в надежности и платежеспособности человека.

Как исправить ошибки в справке о доходах?

Сведения автоматически загружаются в личный кабинет налогоплательщика и Госуслуги из ФНС. Если сведения в отчетах работодателей или ваших налоговых деклараций были некорректными, обратитесь в ФНС с заявлением. Сотрудники помогут актуализировать данные.