Расчетный лист по зарплате: зачем нужен и как его проверять

Что такое расчетный лист по заработной плате

Расчетный листок — письменное разъяснение зарплаты за конкретный период. В нем указывают:

• заработную плату

• другие начисления: командировочные, больничные, отпускные

• все удержания: НДФЛ, компенсации за материальный ущерб

• информацию о предоставленных налоговых вычетах

• итоговую сумму к выплате

Расчетный листок — не справка и не платежный документ. Он не заменяет ведомость и не подтверждает факт перевода денег. Его задача — объяснить работнику, как именно рассчитали зарплату. Обычно документ делится на блоки.

Выдача расчетных листков

Обязанность выдавать расчетные листки закреплена в Трудовом кодексе?ст. 136 ТК РФ. Закон прямо указывает: при каждой выплате заработной платы работодатель обязан письменно извещать работника о составных частях зарплаты и удержаниях.

Это означает, что:

• расчетный листок должны выдавать каждый раз, когда платят зарплату

• документ обязателен к выдаче всем работникам, оформленным по трудовому договору, включая сезонников, совместителей и временных работников

• расчетный лист не выдают работникам на договорах ГПХ — на них не распространяется трудовое законодательство?ст. 11 ТК РФ

• отсутствие расчетного листка — нарушение трудового законодательства

Если работодатель не выдает расчетные листки, сотрудник вправе обратиться с жалобой в трудовую инспекцию. За такие нарушения работодатель понесет штраф?ст. 5.27 КоАП:

• должностное лицо — предупреждение или штраф от 1 000 ₽ до 5 000 ₽

• ИП — штраф от 1 000 ₽ до 5 000 ₽

• юридическое лицо — от 30 000 ₽ до 50 000 ₽

Расчетный лист по зарплате выдается при окончательном расчете за месяц и увольнении. Работодатель обязан предоставлять расчетный лист по зарплате в день выплаты денег или не позднее этого дня, но не обязан выдать его при выплате аванса. При увольнении лист выдается в последний рабочий день.

Форма расчетного листка: как должен выглядеть документ

Форма выдачи может быть разной. Закон разрешает:

• бумажный расчетный листок

• электронный расчетный листок через личный кабинет, корпоративную почту или кадровую систему

Главное условие — работник должен иметь реальную возможность с ним ознакомиться и сохранить документ.

Единой обязательной формы расчетного листка не существует. Работодатель вправе утвердить собственный бланк. Однако форма расчетного листка должна содержать все обязательные сведения.

В расчетный листок по зарплате обязательно включают:

• период, за который начислена зарплата

• виды начислений

• суммы удержаний

• итоговую сумму к выплате

Если в документе нет расшифровки начислений или удержаний, такой расчетный лист нельзя считать полноценным.

Как читать расчетный лист по заработной плате

Чтобы понять расчетный лист по зарплате, не нужно быть бухгалтером. Достаточно идти по документу сверху вниз.

Сначала проверьте период. Убедитесь, что расчетный листок относится именно к тому месяцу, за который вы ждали зарплату.

Затем посмотрите блок «Начислено». Здесь важно проверить:

• совпадает ли оклад с трудовым договором

• учтены ли все отработанные дни

• отражены ли обещанные премии и доплаты

• оплачены ли сверхурочные

После этого переходите к удержаниям. Проверьте:

• размер НДФЛ

• наличие дополнительных удержаний

• основания для их применения

И только в конце смотрите сумму «К выплате». Именно она должна совпасть с деньгами, которые пришли на карту или были выданы наличными.

Общий облагаемый доход в расчетном листке

расчетном листке. Многие смотрят на эту сумму и не понимают, почему она больше, чем деньги, которые пришли на карту.

Общий облагаемый доход — все выплаты работнику за период, с которых удерживается налог на доходы физических лиц. От этой суммы считают НДФЛ.

В общий облагаемый доход в расчетном листке входят:

• оклад за отработанное время

• отпускные, в том числе при расчете и увольнении

• премии и бонусы

• доплаты за переработки, ночные смены, работу в выходные

• районные коэффициенты и надбавки

• больничные и декретные выплаты

Важно помнить: общий облагаемый доход — это не сумма «на руки». Это база для налогообложения. Поэтому она всегда больше итоговой выплаты.

Что такое межрасчетные выплаты в расчетных листках

Иногда в расчетном листке появляются суммы, которые не относятся напрямую к зарплате за месяц. Это межрасчетные выплаты.

Межрасчетные выплаты — деньги, которые работодатель выплачивает вне основного расчетного периода. Например, в середине месяца или отдельно от зарплаты.

К таким относятся:

• отпускные

• больничные

• командировочные

• компенсации

• отдельные премии

• разовые начисления

Каждая межрасчетная выплата должна отражаться в расчетном листке. Это важно, чтобы работник видел полную картину доходов и удержаний за месяц.

Почему начислено больше, чем выплачено

Когда работник впервые внимательно смотрит расчетный листок по зарплате, возникает ощущение, что часть денег «пропала». На самом деле разница объясняется удержаниями.

Чаще всего в расчетном листе по заработной плате указывают такие удержания:

• НДФЛ

• алименты

• удержания по исполнительным листам

• возврат излишне выплаченных сумм

Все удержания должны быть подробно расписаны. Если в расчетном листке указана общая сумма удержаний без пояснений, это повод задать вопросы работодателю.

Пришел расчетный лист, а зарплата нет: возможные причины

Иногда работник получает расчетный листок по зарплате, но деньги на карту так и не приходят. Такая ситуация вызывает тревогу, но у нее может быть несколько объяснений.

На практике чаще всего причина техническая. Например, задержка банковского перевода или сбой в платежной системе. В таких случаях деньги обычно поступают в течение одного-двух рабочих дней.

Вторая причина — разные даты выдачи документов и выплаты денег. Расчетный лист могут выдать заранее, а перечисление средств произойдет позже.

Если зарплаты нет дольше установленного срока, это нарушение. В такой ситуации расчетный листок становится доказательством того, что начисление произведено, а выплата задержана.

Почему расчетный листок важно сохранять

Расчетный листок по заработной плате может понадобиться:

• при споре с работодателем

• для подтверждения дохода

• при обращении в государственные органы

• при расчете выплат при увольнении

Лучше сохранять расчетные листки минимум несколько лет. Электронные версии стоит скачивать и хранить отдельно, а бумажные — не выбрасывать после получения.

Расчетный лист при увольнении: что должны выдать работнику

При увольнении работодатель обязан полностью рассчитать работника и выдать документы, связанные с оплатой труда. В последний день работнику должны предоставить расчетный лист при увольнении. В нем отражают:

• зарплату за фактически отработанные дни

• компенсацию за неиспользованный отпуск

• премии и доплаты, если предусмотрены

• удержания и налоги

Дата увольнения — последний рабочий день. Именно в этот день работник должен получить и деньги, и расчетный листок по заработной плате. Если расчет произведен позже, это считается нарушением трудового законодательства.

Типичные ошибки в расчетных листках

Даже добросовестные работодатели иногда допускают ошибки. Поэтому расчетный листок по зарплате всегда стоит проверять внимательно.

Чаще всего встречаются:

• неверное количество отработанных дней

• отсутствие премий или доплат

• неправильный расчет НДФЛ

• удержания без объяснений

• расхождения между расчетным листком и фактической выплатой

Иногда ошибки выглядят незначительными, но на дистанции в несколько месяцев они могут привести к заметной потере дохода.

Если вы увидели неточность, начинать лучше с простого шага — обращения в бухгалтерию или отдел кадров. Часто проблему удается решить быстро и без конфликтов.

Если ошибку не исправляют, направьте письменное обращение работодателю с просьбой разъяснить расчет. При отсутствии реакции подайте жалобу в государственную инспекцию труда. Расчетный листок в этом случае будет основным доказательством. Он подтверждает, какие суммы были начислены и какие удержания применялись.

Невыдача расчетного листка или отказ в его расшифровке — прямое нарушение закона. За такие действия предусмотрена административная ответственность.

Работодателя могут оштрафовать, при повторных нарушениях санкции увеличиваются. Поэтому большинство компаний предпочитают урегулировать вопросы с расчетными листками до вмешательства контролирующих органов.

Что важно помнить

Расчетный листок по зарплате — не формальность, а важный финансовый документ. Он обязателен по закону, должен выдаваться регулярно и содержать понятную расшифровку всех сумм.

Проверяя расчетные листки и сохраняя их, работник защищает себя от ошибок, недоплат и спорных ситуаций. Это простой и эффективный инструмент контроля за доходами.