Как и где проверить больничный лист

Зачем проверять больничный лист

Получение компанией больничного листа — не формальность, а начало важного процесса, от которого зависит финансовое состояние сотрудника, компании и соблюдение законов. Проверка документа — элемент управления рисками. Вот основные из них:

• Финансовые риски. Фонд социального страхования (ФСС) возмещает компании пособие по временной нетрудоспособности только, если документ подлинный. Если работодатель оплатит пособие по поддельному или ошибочно оформленному больничному — ФСС откажет в возмещении средств. Для малого бизнеса такие убытки могут быть критичны.
• Юридические и административные риски. Проверяющие органы могут расценить выплаты по недействительным больничным листам как нецелевое использование средств. Это может повлечь за собой штрафы от ФНС и ФСС, доначисление взносов и судебные разбирательства с сотрудниками.
• Дисциплинарные риски. Это борьба с прогулами. Своевременная проверка помогает выявить прогул или отпуск за свой счет, замаскированный под больничный.   

Проверка больничного листа помогает сотруднику не переживать по поводу статуса на работе и оплаты периода лечения, а компании — правильно вести документооборот и не нарушать кадровый и бухгалтерский учет.

Как проверить свой больничный лист

Сотрудник, которому открыли больничный лист, может увидеть все данные по нему в личном кабинете Госуслуг в разделе «Здоровье» → «Электронный больничный лист». Внутри будет несколько разделов: поиск по периоду нетрудоспособности или номеру ЭЛН, список открытых и ранее закрытых больничных листов с датами и указанием медицинских организаций, выдавших больничный.

Информацию о собственных больничных листах сотрудник также может получить на сайте СФР, авторизовавшись учетной записью от Госуслуг. Для этого:

1. Перейдите на сайт СФР.

2. Выберите раздел «Сервис для получателя услуг».

3. Авторизуйтесь с помощью учетной записи Госуслуг.

4. В сервисе автоматически отразится информация о больничных листах.

Какие данные нужны для проверки ЭЛН работодателю

Чтобы компании-работодателю проверить корректность больничного листа в электронных сервисах, для доступа к официальным реестрам потребуется информация:

• ФИО сотрудника, чтобы визуально сверить информацию и избежать ошибок, если номер был записан неточно.
• Дата рождения сотрудника.
• Номер СНИЛС работника.
• Номер электронного листа нетрудоспособности (ЭЛН) — 12-значное число, указанное в листке.
• Период нетрудоспособности (нужен не всегда, но желателен для сверки).

Номер ЭЛН — уникальный номер, который присваивается каждому больничному листу. Он указывается в верхней части электронного больничного. Это основной реквизит для поиска по системе.

Если данные не совпадают, это может быть признаком ошибки. В этом случае необходимо сделать запрос медицинскому учреждению, открывшему больничный лист для уточнения информации.

Проверка больничного листа работодателем

До 2023 года проверка электронных больничных проходила через Фонд социального страхования (ФСС), но после объединения госоргана с Пенсионным фондом 1 января 2023 года данные о больничных находятся в Социальном Фонде России.

Сегодня работодатели получают информацию о больничных листах работников через систему электронного документооборота с СФР. Чтобы получить доступ в личный кабинет на сайте ведомства, произведите несколько подготовительных действий:

1. Оформите и подпишите с СФР соглашение об электронном взаимодействии.
2. Получите электронную подпись. Её можно оформить в ФНС по месту регистрации, имея при себе защищенный токен.
3. Зарегистрируйтесь в системе и создайте личный кабинет страхователя на портале Социального Фонда.
4. Начните обмениваться данными. После получения уведомления об открытии ЭЛН работодатель должен в течение 3 рабочих дней утвердить или скорректировать информацию и передать ее обратно в СФР.
5. Вся информация о больничных листах сотрудников доступна в разделе «Сервис для страхователя». Здесь можно вводить номера ЭЛН и данные о работниках для проверки информации о периоде нетрудоспособности.

Ошибки при проверке электронного больничного

Иногда при попытке найти или проверить больничный лист сотрудником или работодателем цифровые системы выдают ошибку или просто не находят нужный документ. Рассказываем, почему так может происходить и как решить возникшее затруднение.

ЭЛН нет в системе

Такое возможно в трех случаях:

• Медицинская организация еще не передала данные в систему СФР. Обычно это происходит автоматически, но в обмене данными могут быть задержки.
• Листок был оформлен на бумаге. Такое может быть, если пациент проживает в одном из новых регионов РФ либо его работа связана с гостайной и информация находится под защитой государства.
• Ошибка. Например, некорректно указан период поиска или допущена ошибка в указанных данных.    

При возникновении подобных затруднений рекомендуется подождать 1-2 дня и повторить попытку поиска. Если изменений не будет — обратиться в медицинскую организацию для уточнения данных.

Неправильно указаны данные сотрудника

Обычно так бывает, если данные неверно указаны в поликлинике или первичных документах: СНИЛС, карточке Госуслуг, паспорте, других персональных данных. В этом случае при обмене информацией между ведомствами неточности дадут о себе знать.

Чтобы исправить ситуацию, обратитесь в регистратуру медучреждения и проверьте корректность персональных данных. При выявлении ошибки предоставьте оригинал паспорта или другой документ, чтобы подтвердить правильную информацию.

Работодатель не видит электронный больничный

Если компания-работодатель не подключила ЭДО с СФР или в карточке сотрудника в медицинской системе указаны неверные реквизиты компании, листок останется невидимым. В этом случае нужно обратиться в больницу и уточнить, корректно ли записана компания, в которой работает сотрудник.

Если дело в отсутствии электронного взаимодействия компании с СФР, нужно настроить его, воспользовавшись инструкцией выше. Без такого взаимодействия с ведомством сотрудник может предоставить бумажную копию или скриншот о больничном листе с Госуслуг.