Что нужно знать об электронной трудовой книжке

С какого года действует электронная трудовая книжка

Переход на электронные трудовые книжки в России начался 1 января 2020 года. Именно с этого момента работодатели обязаны передавать в Социальный фонд России данные о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде. Для людей, которые уже работали к этому времени, закон предоставил выбор: они могли сохранить привычный бумажный формат или полностью перейти на электронный. С 2021 года ситуация изменилась окончательно — все, кто впервые устраивается на работу, уже получают только электронную книжку, и никаких бумажных вариантов для них не оформляется. Таким образом, бумажный документ постепенно уходит в прошлое, но до сих пор сохраняет значение для тех, чей трудовой путь начался до 2020 года.

Что хранится в ЭТК, а чего там нет

Электронная книжка содержит почти все ключевые сведения о трудовой деятельности:

• даты приема, перевода и увольнения
• должности и подразделения
• основания кадровых решений
• причины увольнения    

Но в ней не фиксируются:

• награды и поощрения
• образование и квалификация
• особенности работы (вахтовая, сезонная, в районах Крайнего Севера)
• общий стаж работы

Поэтому бумажную книжку или приказы о награждениях лучше хранить — они могут пригодиться при подтверждении льгот или начислении надбавок.

Какую трудовую книжку оформляют в 2025 году

Сегодня, в 2025 году, порядок зависит от конкретной ситуации работника. Если человек впервые выходит на рынок труда, для него сразу заводится электронная трудовая книжка — именно она фиксирует все записи о приеме, переводах и увольнении. Бумажная версия для таких сотрудников больше не предусмотрена. Для тех, у кого уже была традиционная трудовая, действует право выбора. Они могут оставить бумажную книжку и ее будут вести параллельно с электронной, либо отказаться от нее и перейти полностью на цифровой формат. Важно учитывать, что переход к электронному варианту считается окончательным: вернуться обратно к бумажной версии уже невозможно. Поэтому многие сотрудники предпочитают хранить свои старые книжки как подтверждение стажа до 2020 года, а все новые сведения получать в электронном виде.

Как работнику завести электронную трудовую книжку

Завести электронную трудовую книжку можно двумя путями — все зависит от того, когда человек начал трудовую деятельность. Если сотрудник устроился на работу впервые уже после 2021 года, для него книжка формируется автоматически: работодатель передает сведения в Социальный фонд России, и с этого момента все записи о трудовой деятельности хранятся в цифровой базе. Никаких дополнительных заявлений или действий от работника не требуется.

Для тех, у кого уже была бумажная книжка, процесс выглядит иначе. Работнику нужно принять решение, какой формат он хочет сохранить. Если он выбирает электронную версию, то пишет заявление в отдел кадров. После этого в бумажной книжке делается отметка о переходе, сам документ возвращается на руки владельцу, а все новые сведения начинают храниться только в электронной системе. С этого момента работодатель освобождается от обязанности вести бумажный вариант, а у сотрудника появляется постоянный доступ к сведениям через Госуслуги или личный кабинет на сайте СФР.

Таким образом, завести электронную трудовую книжку несложно. Для новичков она открывается автоматически при первом трудоустройстве, а для опытных работников достаточно одного заявления, чтобы полностью перейти на цифровой формат. Главное — помнить, что обратного пути к бумажной версии уже не будет.

Как перейти на электронную трудовую книжку

Если у работника есть бумажная книжка, он должен написать заявление в произвольной форме и передать его работодателю.

Что делает работодатель:

1. Передает сведения в СФР через форму ЕФС-1.
2. Вносит запись в бумажную книжку о переходе.
3. Отдает бумажный экземпляр сотруднику.

С этого момента все новые записи будут вестись только в электронном виде.

Кому удобнее пользоваться ЭТК

• работникам — всегда есть доступ к стажу, можно скачать выписку для банка, учебы, визы

• работодателям — меньше бумажной работы, единая форма отчетности

• госорганам — проще проверять данные и назначать пенсию

Электронная трудовая книжка постепенно становится нормой, особенно для тех, кто впервые выходит на рынок труда.

Как получить выписку из электронной трудовой книжки

Выписка из ЭТК может понадобиться при устройстве на новую работу, оформлении кредита, визы или даже при подаче документов в учебное заведение.

Есть несколько способов ее получить:

Через Госуслуги

1. Авторизоваться в личном кабинете.
2. Перейти в раздел «Справки, выписки».
3. Найти услугу «Выписка из электронной трудовой книжки».
4. Нажать «Получить выписку».
   Документ формируется автоматически и сохраняется в разделе «Заявления». Его можно скачать в PDF и переслать по e-mail.

Через сайт СФР

Узнать трудовой стаж можно через личный кабинет на сайте Социального фонда России в разделе «Заказ справок и документов». Для этого сотруднику необходимо войти в личный кабинет, выбрать пункт «Заказать справку (выписку) о состоянии индивидуального лицевого счета» и нажать кнопку «Запросить». После этого система подготовит выписку и отправит ее на указанный электронный адрес.

Через МФЦ или отделение СФР
Нужно прийти с паспортом. Сотрудник оформит выписку и заверит ее электронной подписью фонда.

У работодателя
Работник может запросить форму СТД-Р. В ней отражаются сведения о стаже в текущей компании. Срок подготовки — до 3 рабочих дней, а при увольнении — в день расторжения договора.

Все варианты выписки имеют одинаковую юридическую силу.

Плюсы и минусы электронной трудовой книжки

Преимущества

• Невозможно потерять: все данные хранятся в защищенной базе СФР.
• Доступ 24/7 через Госуслуги.
• Быстрое оформление документов: не нужно собирать справки по архивам.
• Удобно для дистанционного трудоустройства.
• Работодатели меньше тратят на бумажный документооборот.

Недостатки

• В ЭТК нет сведений о наградах и поощрениях.
• Данные до 2020 года нужно подтверждать дополнительно.
• Старшему поколению может быть сложно освоить онлайн-сервисы.

Как работодателю работать с ЭТК

Работодатель не ведет электронную книжку вручную. Его задача — передавать сведения о кадровых изменениях в СФР.

Когда нужно подавать сведения:

• при приеме и увольнении — на следующий рабочий день

• при переводе или смене названия компании — до 25-го числа следующего месяца

• при подаче сотрудником заявления о переходе на ЭТК — также до 25-го числа

Формы подачи:

• через сайт СФР (нужна усиленная электронная подпись)

• лично или по почте

• через систему электронного документооборота

За задержку передачи данных работодателю грозит штраф от 300 до 500 рублей.

Что делать, если в ЭТК ошибка

Иногда сведения в электронной книжке могут быть неполными или содержать неточности.

В таком случае работнику нужно:

1. Подать заявление работодателю о корректировке.
2. Работодатель обязан исправить данные и направить уточнения в СФР.
3. Если ошибка касается периода до 2020 года, корректировку делают через СФР или МФЦ по заявлению самого сотрудника.

Например, если у вас в ЭТК указано увольнение «по собственному желанию», хотя договор был расторгнут по соглашению сторон, стоит написать заявление в отдел кадров на бывшей работе. Работодатель внесет изменения через форму ЕФС-1, через неделю исправленная запись появится в электронном кабинете.

Как предоставить электронную трудовую книжку новому работодателю

При устройстве на работу достаточно:

• распечатать выписку с Госуслуг

• либо отправить ее в электронном виде, подписанную электронной подписью

Итог: почему электронная трудовая книжка выгодна

ЭТК стала частью цифровизации кадрового учета. Она:

• дает работнику быстрый доступ к информации о стаже

• экономит работодателям время и ресурсы

• упрощает работу госорганов при назначении пенсий и пособий

Бумажные книжки еще не исчезли полностью, но будущее очевидно: все новые сотрудники переходят только на электронный формат.