Объяснительная записка: как написать, почему не надо отказываться

Объяснительная записка — официальный документ, в котором человек излагает свои доводы и поясняет причины совершенных действий. Такие записки составляются в ответ на требования со стороны руководства и служат для разъяснения ситуации.

По закону работодатель не может просто так наказать сотрудника за проступок, то есть применить дисциплинарное взыскание. Он обязан в устной или письменной форме потребовать объяснительную записку. Срок составления — два?ст. 193 ТК РФ рабочих дня. В этот срок не входит отпуск или больничный.

Перечислим случаи, когда может потребоваться документ:

• пропуск занятий в школе или вузе

• административные правонарушения

• невыполнение рабочих обязанностей по уважительной причине

• задержки в работе

• опоздание или прогул

• конфликт в коллективе

• порча офисной техники

В подобных ситуациях объяснительная помогает восстановить репутацию и сформировать положительное отношение к автору документа. Важно приложить подтверждающие документы: скриншоты или ссылки на новости. Например, если из-за поломки автобуса вы опоздали на работу.

Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель может назначить дисциплинарное взыскание сотруднику, если он совершил нарушение или не выполнил свои обязанности. Из-за серьезного нарушения работника могут уволить.

Виды дисциплинарных взысканий:

1. Замечание. Самое легкое наказание за проступок. Его могут объявить за незначительные нарушения. Например, за небольшое опоздание на работу или за несвоевременную подготовку какого-либо документа.
   

2. Выговор. Более строгое наказание за проступки, которые повлекли серьезные последствия. Например, сотрудник подрался на работе с коллегой или работодатель понес ущерб из-за действий работника.

3. Увольнение. Самое серьезное наказание за трудовые нарушения. Например, прогулы, кража имущества работодателя, появление на работе в нетрезвом виде и другие. Перечень грубых нарушений зафиксирован в Трудовом кодексе РФ.

Руководитель может потребовать написать объяснительную в устной или письменной форме. Чаще работника уведомляют письменно. В уведомлении указывают описание нарушения, просьбу предоставить объяснительную и сроки сдачи документа.

Чем подробнее и убедительнее работник изложит свою точку зрения, тем больше шансов избежать серьезного наказания даже при допущенном нарушении.

Да, можно. Помните, что это может негативно отразиться на отношениях с руководством или привести к дисциплинарным мерам. Если причина, требующая объяснения, имеет серьезные последствия, лучше подготовить записку и внести ясность.

Писать объяснительную — право работника, а не обязанность. Рекомендуем не отказываться от составления объяснительной, так как это поможет донести свою версию событий руководителю и даже избежать дисциплинарного взыскания.

Если сотрудник отказался писать объяснительную, ему нужно будет подписать соответствующий акт, который составит отдел кадров. Этот документ будет доказательством, что работодатель предоставил сотруднику право объясниться, а тот от него отказался.

Чтобы уволить сотрудника, работодатель должен учесть все обстоятельства, при которых был совершен проступок, и оценить его тяжесть. В этом случае именно работнику пригодится объяснительная записка. Если работник не согласен с увольнением, он может оспорить действия работодателя в трудовой инспекции или суде.

К грубым нарушениям трудовой дисциплины относят прогулы, кражу имущества компании, распитие алкоголя в рабочее время. Эти действия могут привести к увольнению.

Если сотрудник случайно повредил имущество работодателя, он должен оплатить ремонт. Это не повод для увольнения. Но если работник умышленно испортил оборудование компании — такого сотрудника могут уволить.

Документ составляют в свободной форме. Можно написать от руки на чистом белом листе формата А4. Проще всего составить объяснительную на компьютере, а затем распечатать. Не стоит использовать листы в клетку или рваную бумагу. Объяснительная записка — официальный документ. Важно, чтобы она выглядела аккуратно.

В основной части документа нужно последовательно изложить факты без эмоций. Важно конкретно и лаконично сформулировать причину ваших действий.

Закон не регламентирует форму объяснительной. Если у работодателя есть шаблон, по которому пишут объяснительную, можно его использовать. Но это необязательно — объяснительная составляется в свободной форме.

Если ваш проступок не повредил рабочему процессу, обязательно укажите этот факт. Также важно не указывать компрометирующие обстоятельства, чтобы не ухудшать свое положение. Объяснительную лучше подготовить в двух экземплярах, один из которых нужно оставить у себя. Это пригодится в спорных ситуациях. Работодатель не обязан расписываться в объяснительных. Но вы можете попросить его об этом.

Наказать сотрудника за проступок непросто, требуется соблюсти все формальности и сроки. Если работодатель потребовал объяснительную, он должен отправить сотруднику уведомление. Также после рассмотрения объяснительной, работодатель может издать приказ о дисциплинарном взыскании или отменить наказание.

Если работодатель сделал вид, что потерял объяснительную или порвал ее, здесь пригодится второй экземпляр документа. С его помощью можно оспорить решение работодателя о дисциплинарном взыскании в суде. В первую очередь закон на стороне сотрудника, так как он выполнил все формальные требования, а работодатель ими пренебрег.

Приведем пример объяснительной записки.

Как видно из примера, в документе четко указана причина опоздания. Приложены файлы, которые подтверждают достоверность слов сотрудника. Также записка составлена лаконично, в официально-деловом стиле, с изложением фактов.

Срок хранения объяснительной может варьироваться в зависимости от правил организации. Закон не предусматривает конкретных сроков хранения таких документов.

Отметим, что объяснительные записки заносят в личное дело работника. Согласно Закону «Об архивном деле», личные дела, заведенные до 2003 года, хранятся 75 лет. Дела, заведенные после 2003 года, хранятся 50 лет.

Количество объяснительных закон не устанавливает. Решение о замечании или выговоре принимает руководитель. Когда выговоров и замечаний накопилось два или больше, работника можно уволить на основании?ст. 192 ТК РФ неоднократного неисполнения трудовых обязанностей без уважительных причин.

Если после рассмотрения объяснительной руководитель решил не накладывать дисциплинарное взыскание, то все в порядке. Помните, чаще всего объяснительные составляют при серьезных нарушениях с тяжелыми последствиями.

1. Соблюдайте структуру. Не пренебрегайте порядком написания объяснительной.

2. Пишите лаконично. Избегайте длинных и запутанных предложений.

3. Используйте формальный стиль. Придерживайтесь официально-делового стиля письма.

4. Пишите конкретно. Указывайте только те обстоятельства и факты, которые относятся к делу.

5. Зафиксируйте все досконально. Добавьте максимум цифр: даты, период отсутствия, время происшествия, автомобильные номера и все, что поможет подробно воссоздать картину происшествия.

6. Избегайте эмоциональных высказываний. Не стоит описывать в документе свои переживания.

7. Укажите последствия нарушения. Если потеряли важный документ, а потом нашли — последствий нет, убытков компания не понесла.

8. Внимательно проверяйте текст. В объяснительной не должно быть орфографических и грамматических ошибок.