Как рассчитать отпускные в 2025 году

Расчетный период и его замены

Расчет отпускных начинается с определения расчетного периода. Он составляет 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Например, если отпуск запланирован на сентябрь 2025 года, расчетным периодом будет сентябрь 2024 — август 2025.

Подробности о том, когда лучше планировать отпуск в этому году, читайте в инструкции «Когда выгоднее брать отпуск в 2025 году».

Если за этот период сотрудник не работал один или несколько месяцев — находился в отпуске без содержания, на больничном или в декретном отпуске, — месяцы подлежат замене на более ранние отработанные. Замена необходима, чтобы не занижать средний заработок.

Что входит в расчет

В расчет включаются только выплаты, которые напрямую связаны с трудовой деятельностью сотрудника:

• оклад или тарифная ставка
• доплаты за ночные смены, переработки, вредные условия труда
• надбавки за квалификацию, стаж
• премии, начисленные по итогам месяца, квартала или года
• районные коэффициенты и процентные надбавки

При расчете отпускных учитывается не больше одной премии за каждый показатель (месяц, квартал, полугодие), начисленной в период расчета.

Что не входит

Из расчета исключаются выплаты, не относящиеся к оплате труда:

• отпускные, выплаченные ранее
• выплаты по больничным листам
• командировочные расходы
• компенсации, пособия, материальная помощь
• разовые премии к праздникам, свадьбам, юбилеям
• оплата питания, проезда, обучения

Их исключение обусловлено тем, что эти выплаты не являются стабильной частью заработка и не отражают уровень трудовой активности сотрудника.

Исключаемые периоды

Некоторые периоды, несмотря на их продолжительность, также не включаются в расчет. К ним относятся:

• отпуска по беременности и родам
• неоплачиваемые отпуска
• периоды временной нетрудоспособности — больничные
• периоды простоя по вине работодателя или по независящим от работника причинам
• дополнительные выходные дни, например, по уходу за ребенком-инвалидом

Эти дни исключаются из расчетного периода вместе с выплатами, начисленными за них. В результате пересчитывается фактическое количество отработанных дней, на которое затем делится сумма заработка.

Формула расчета отпускных

Расчетный период — 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску. Когда сотрудник отработал их полностью и известно, какие выплаты учитывать, а какие дни исключать, можно применять формулу.

Число 29,3 — это среднее количество календарных дней в месяце.

Если сотрудник не отработал полный расчетный период, шагов для подсчетов отпускных будет немного больше. Первым шагом нужно определить количество отработанных календарных дней в неполных месяцах.

Следующим шагом нужно определить среднедневной заработок.

Затем посчитать итоговую сумму отпускных по той же формуле, что и ранее.

Минимум по МРОТ

Если по результатам расчета средний дневной заработок оказывается ниже установленного минимума, применяется корректировка на основе МРОТ. Минимальный размер оплаты труда — 22 440 ₽. Соответственно, минимальный среднедневной заработок — 22 440 / 29,3 = 765,87 рублей.

Если сотрудник полностью отработал норму рабочего времени за расчетный период, но его средний заработок оказался ниже установленного МРОТ, работодатель обязан рассчитать отпускные не по фактическому доходу, а исходя из величины МРОТ. Это регулируется Трудовым кодексом?ст. 133 ТК РФ.

Примеры расчета

Рассмотрим расчет отпускных для Натальи в разных обстоятельствах. Наталья работает маркетологом с зарплатой 70 000 рублей.

Пример 1. Полный год работы
Если Наталья отработала 12 месяцев, ее доход за год составит 840 000 рублей.
Среднедневной заработок: 840 000 / (12 × 29,3) = 2 389,07 рубля.
Отпуск на 28 дней: 2 389,07 × 28 = 66 894,19 рубля отпускных.

Пример 2. Отсутствие 6 рабочих дней по болезни
Доход за 11 месяцев — 770 000 рублей.
Доход за август, в котором взят больничный — 44 290 рублей.
Общий доход за 12 месяцев — 814 290 рублей.
Количество календарных дней в августе — (29,3 / 31) × 25 = 23,62
Среднедневной заработок: (70 000 × 11+44 290) / (29,3 × 11) + 23,62) = 2 353,98
Отпуск на 28 дней: 65 911 рублей

Пример 3. Низкий доход, меньше МРОТ
Если бы Наталья зарабатывала 20 000 рублей, то доход за год составил бы 240 000 рублей. Это гипотетическая ситуация, так как работодатель не имеет право платить месячную зарплату сотрудника, отработавшего установленную норму рабочего времени, ниже МРОТ.
СДЗ = 240 000 / (12 × 29,3) = 682,59 рубля. Это ниже допустимого.
Применяется СДЗ по МРОТ: 765,87 рубля.
Отпуск на 28 дней: 765,87 × 28 = 21 444,36 рубля.

Индексация отпускных

Если в компании или подразделении, где работает сотрудник, произошло повышение окладов, при расчете отпускных необходимо проиндексировать его средний заработок. Коэффициент индексации определяется как отношение нового оклада к старому.

Индексации подлежат только те выплаты, которые были начислены до повышения. Если оклад увеличен уже во время отпуска, перерасчет выполняется только за дни отпуска, начиная с даты повышения.

Как увеличить сумму отпускных

На размер отпускных напрямую влияет заработок работника за расчетный период. Если в течение года сотруднику начислялись премии, надбавки или проводилась индексация оклада, итоговая сумма будет выше. Прежде чем уходить в отпуск имеет смысл оценить предстоящие изменения в оплате труда. Например, если в ближайшие недели планируется выплата годовой премии или повышение зарплаты, лучше отложить отпуск и дождаться этих изменений, чтобы они вошли в расчет.

Также следует учитывать влияние больничных. Периоды на больничном снижают количество учтенного времени и влияют на размер среднедневного заработка. Если сотрудник находился на длительном больничном, его средняя зарплата может оказаться ниже фактической, даже при высоком окладе.

На сумму отпускных может повлиять и выбор месяца отпуска. Например, в январе из-за большого количества праздничных дней вы теряете больше, чем если бы взяли отпуск в другое время. Это связано с тем, что зарплату обычно рассчитывают по количеству рабочих дней в месяце — чем их меньше, тем выше «стоимость» одного дня. А отпускные считают по-другой формуле, и они не зависят от фактического количества рабочих дней. В результате вы как бы обмениваете дорогие рабочие дни на отпускные по стандартной цене — и получаете меньше.

Своевременное планирование с учетом этих факторов позволяет не только полноценно отдохнуть, но и получить максимальную выплату.

О том, какие дни в 2025 году будут рабочими и куда переносятся выходные, читайте в инструкции «Производственный календарь: как работаем и отдыхаем в 2025 году».

Нестандартные ситуации

• Новый сотрудник
  Если сотрудник работает менее 12 месяцев, используется фактически отработанный период. Формула остается прежней, но с уменьшенным количеством расчетных дней.

• Совместительство
  Если сотрудник работает по совместительству по трудовому договору, он имеет право на отпуск на тех же условиях, что и другие работники. При этом отпуск внешнего совместителя должен совпадать с отпуском на его основном месте работы. Внутреннему совместителю отпуск включают в график автоматически, по датам основного отпуска.

• Отпуск перед увольнением
  При уходе по собственному желанию отпуск может быть предоставлен с последующим увольнением. В этом случае отпускные рассчитываются и выплачиваются в обычном порядке.

• Неполная занятость
  Расчет выполняется пропорционально отработанному времени. Если сотрудник работает на 0,5 ставки, все расчеты производятся исходя из половины оклада.

Что делать, если отпускные рассчитаны неверно

Если вы подозреваете ошибку:

• запросите у бухгалтера расчет в письменной форме
• сравните суммы, премии, период и количество дней
• направьте заявление с просьбой пересчитать отпускные
• в случае отказа — обращайтесь в трудовую инспекцию или суд

Если работодатель задержал выплату отпускных более чем на 3 дня до отпуска, он обязан выплатить компенсацию за каждый день просрочки. Это регламентируется Трудовым кодексом?ст.236 ТК РФ.

Заключение

Расчет отпускных — не просто арифметика. Он зависит от точного учета доходов, исключения отдельных периодов и соблюдения правил оформления. В 2025 году порядок расчета не изменился, но влияние оказывают премии, МРОТ и изменения в графике работы.

Чтобы не потерять деньги, важно заранее понимать, какая сумма положена, когда ее должны выплатить и как проверить правильность начислений. Расчеты можно вести самостоятельно, опираясь на формулы и примеры. В спорных ситуациях закон находится на стороне работника.